Van masterclass tot innovatie Snappie

Tijdwinst, minder administratieve belasting én helder en uniform geformuleerde ondersteuningsplannen. Dat en meer brengt AI-tool Snappie, een idee van Bianca Steeghs tijdens de masterclass Innovation, onderdeel van de Master Personal Leadership, Innovation & Change (PLIC). Bianca is manager Werk & Dagbesteding bij PSW, een organisatie voor mensen met een verstandelijke beperking. 

Bianca wilde een masteropleiding volgen die haar verder zou helpen in haar leiderschap en in het stimuleren van innovatie en verandering in de zorg. “In een tijd waarin de zorg onder druk staat, wilde ik me verdiepen in hoe je slimmer kunt organiseren en tot innovaties kunt komen die de zorg beter maken. Ik zocht bewust een niet zorg-specifieke opleiding, omdat ik het interessant en leerzaam vind om meerdere perspectieven vanuit verschillende sectoren mee te nemen in mijn denken. De PLIC voldeed aan alle voorwaarden. Daarnaast is het tempo van de opleiding prettig en goed te combineren met werk en privéleven. 

Het idee voor Snappie

De PLIC bestaat uit een reeks masterclasses zoals bijvoorbeeld Design Thinking en Innovation. Bianca: “In de masterclass Innovation kwam onder meer de snelle ontwikkeling van ChatGPT en vergelijkbare AI-tools aan bod. Als opdracht kregen we het ontwikkelen van een innovatie voor een probleem in je eigen organisatie. ’s Avonds op de bank zat ik alles nog eens te overdenken en ineens klikte het in mijn hoofd. Onze persoonlijk begeleiders zijn veel tijd kwijt aan het schrijven van ondersteuningsplannen voor hun cliënten. De plannen moeten SMART en in goed Nederlands worden opgesteld, dat is niet voor iedereen even makkelijk. Wat als dat werk nu door een AI-tool zou kunnen worden overgenomen? Ik vroeg ChatGPT  meteen om een ondersteuningsplan voor een fictieve cliënt te schrijven. Binnen twee minuten rolde er een plan uit. Zo ontstond het idee voor wat later Snappie werd.”

Twee stappen vooruit en één weer terug 

“ChatGPT toonde weliswaar de potentie, maar een zorgorganisatie kan – met het oog op privacy en dataveiligheid – uiteraard nooit cliëntgegevens in een open AI-model stoppen. Vanaf dat moment startte een ontwikkeltraject dat twee jaar heeft geduurd. We zijn een co-creatie aangegaan met de Innovation Playground in Herten om een tool te ontwikkelen die voldoet aan privacy en dataveiligheid, die gebruiksvriendelijk (plug & play) en past binnen de kaders (missie, visie, kernwaarden, strategie) van PSW. The Innovation Playground heeft ook de naam ‘Snappie’ bedacht die staat voor de vriendelijke kleine paarse krokodil die dingen eenvoudiger maakt, als tegenhanger van de grote paarse krokodil.” “De ontwikkeling is een ingewikkeld traject geweest”, blikt Bianca terug. “The Innovation Playground heeft meerdere versies gebouwd en getest met medewerkers van verschillende afdelingen, cliënten en ouders. Het was een proces van twee stappen vooruit en weer een terug. Elke keer doken nieuwe technische of inhoudelijke issues op.” 

Helder, cliëntgericht en in foutloos Nederlands

Uiteindelijk staat er de AI-tool Snappie die voldoet aan alle eisen. Het werkt als volgt, legt Bianca uit. “Medewerkers voeren – zoals ze altijd al deden – een gesprek met de cliënt aan de hand van een vaste vragenlijst. Die vragenlijst uploaden ze in Snappie. Binnen enkele minuten wordt een compleet en kwalitatief ondersteuningsplan gegenereerd dat voldoet aan alle wet- en regelgeving én de beleidskaders, missie en visie van de organisatie. Medewerkers hoeven niet zelf te prompten, wel beoordelen en verfijnen ze de output. Snappie staat volledig op Europese servers en we werken binnen onze eigen beveiligde kluis. Privacy en dataveiligheid zijn daardoor gegarandeerd. De voordelen zijn evident; het schrijven van een ondersteuningsplan kost veel minder tijd. De plannen zijn helder, uniform, cliëntgericht én in foutloos Nederlands. En, met één klik, ook beschikbaar in eenvoudig taalgebruik voor de cliënt zelf.”

Van idee naar implementatie

Niet iedereen was meteen enthousiast. Bianca: “Ook daarbij heeft PLIC me geholpen. Vanaf dag 1 zijn medewerkers betrokken in projectgroepen, hebben we voortdurend gecommuniceerd en gewerkt aan coalities om besluitvorming mogelijk te maken. We hebben H(AI) tea’s georganiseerd om mensen laagdrempelig mee te nemen in Snappie en de wereld van AI. Bovendien worden medewerkers uitgebreid getraind om de implementatie die vanaf december is gestart zo soepel mogelijk te laten verlopen 

Volgende stappen 

Begin december is Snappie in de organisatie geïntroduceerd. “Het werkt nu”, zegt Bianca. “De kunst is natuurlijk om het blijvend in het proces te implementeren. In mijn afstudeerscriptie onderzoek ik daarom welke factoren bijdragen aan het blijvende gebruik. Denk aan kritisch beoordelingsvermogen, risico op overschatting van AI en benodigde digitale vaardigheden. Ik hoop volgend jaar juni af te studeren.” Ondertussen wordt al volop nagedacht over vervolgstappen. “We ontwikkelen een spraakoptie en de inzet van Snappie bij andere documenten zoals evaluaties, rapporten, e-mails etc. Ook werken we aan instructievideo’s en pictoplannen voor cliënten.” 

Een rugzak aan methoden en inzichten 

Terugkijkend op de afgelopen twee jaar, wat heeft PLIC Bianca gebracht? “Ik ben zowel professioneel als persoonlijk gegroeid. Ik heb een ‘rugzak’ aan methodieken, perspectieven en inzichten verworven, waaruit ik telkens opnieuw kan putten. Die theoretische onderbouwing geeft mij rust en zelfvertrouwen. Ik heb mijn eigen valkuilen en kwaliteiten beter leren kennen. Ik weet wat ik kan en op welke gebieden ik andere experts nodig heb om samen verder te komen. Daarnaast bracht de opleiding mij een manier van werken waarin ik sneller terugkeer naar de bedoeling: waarom doe je iets, voor wie, en wat is werkelijk belangrijk? Die combinatie van theorie, praktijkopdrachten en reflectie maakt dat PLIC mijn manier van kijken en handelen duurzaam heeft veranderd. Daarnaast is het gewoon ontzettend leuk! Tijdens de masterclasses, en tijdens een studiereis naar New York waarin je flink wordt uitgedaagd, leer je je medestudenten goed kennen. Er is een hechte band ontstaan; we werken vaak samen en fungeren als elkaars sparringpartner bij lastige vraagstukken. Hoe mooi is dat?”